Os mal-entendidos são crescentes nos locais de trabalho de hoje. Embora os maus hábitos de comunicação possam parecer inevitáveis com os colegas, devemos sempre nos esforçar para nos envolver com clareza e empatia, especialmente à medida que passamos a depender mais do trabalho remoto e da comunicação digital. Qual é um bom primeiro passo para melhorar nossos hábitos? Reaprender o que significa ler com atenção e escrever com clareza.

Não faz muito tempo, compartilhamos informações com nossos colegas em uma mesa, ouvindo as ideias das pessoas e respondendo de acordo. Hoje, muitas dessas trocas acontecem na forma escrita (ou digitada) – pense em e-mail, texto, mensagem instantânea – o que significa que ouvir em seu sentido tradicional foi substituído pela leitura de texto em uma tela. O problema com isso, de acordo com a lingüista Naomi Baron, é que compreendemos menos quando lemos em uma tela do que quando lemos impressos; dedicamos menos tempo à leitura de algo completo e tendemos a folhear e pesquisar as principais lições. E quando é nossa vez de responder a uma mensagem, nos sentimos tão sobrecarregados com o volume de e-mails que temos que escrever que acabamos enviando respostas desleixadas, concisas ou confusas.

Dado o quão central é a compreensão da leitura e da escrita para nossas vidas virtuais, é hora de nos lembrarmos de como é uma boa comunicação. Conforme descrevo em meu livro, Linguagem Corporal Digital, ler com atenção é a nova forma de ouvir e escrever claramente é a nova empatia. Portanto, antes de enviar o próximo e-mail, faça uma pausa e pergunte a si mesmo estas três perguntas:

1. Meu E-mail é muito breve?

Uma das razões mais óbvias pelas quais nossas habilidades de leitura diminuem no trabalho é que muitas vezes estamos nos movendo na velocidade da luz, o que torna os detalhes fáceis de repassar. A questão é que muitos de nós não estamos realmente tão ocupados quanto gostaríamos de pensar que estamos. E isso nos custa: nossa velocidade e a ansiedade que a cerca corroem nosso compromisso com a precisão, a clareza e o respeito.

Portanto, diminua a velocidade e sempre consulte os detalhes em suas comunicações. Se alguém lhe enviar um debriefing mais longo por e-mail sobre uma reunião virtual, responda a componentes específicos do e-mail em vez de enviar uma resposta geral. Isso mostra que você dedica tempo para realmente ler o tempo e o pensamento da outra pessoa.

A brevidade dos escalões superiores do poder não é incomum. Textos desleixados e e-mails desleixados, frases ruins, gramática ruim, ortografia atroz – a mensagem é: “Não temos tempo para nos importar!” Em um banco de investimento, corria a piada de que quanto mais sênior você era, menos caracteres precisava para expressar sua gratidão em um texto ou e-mail. Você começou sua carreira com “Muito obrigado!” e depois de uma ou duas promoções, foi reduzido para “Obrigado”.

A brevidade pode fazer uma pessoa parecer importante, mas também pode prejudicar sua equipe e seus negócios. Receber um e-mail descuidado significa que o destinatário precisa gastar tempo decifrando o que ele significa, causando atrasos e potencialmente levando a erros caros. E, de acordo com Danielle Gunraj, professora de psicologia na Binghamton University, quando usamos a pontuação que mais associamos à brevidade – o temido ponto final da frase – parecemos insinceros.

Um executivo que chamarei de Tom era conhecido em nosso escritório tanto por seu descuido quanto por sua brevidade. Uma vez, quando um subordinado direto lhe enviou um e-mail perguntando: “Tom, você quer que avancemos com este plano ou devemos coletar mais informações?” Tom respondeu: “sim”. Obrigado, Tom, seguiremos em frente em um, ou ambos, ou nenhum. Imagine quanto tempo sua equipe perdeu debatendo quanto tempo eles tiveram que esperar antes que alguém apontasse para ele que ele não havia respondido a pergunta!

A especialista em liderança Dra. Jaclyn Kostner tem o seguinte a dizer aos executivos sobre desleixo: “Você precisa encontrar tempo; caso contrário, você não está apto para o trabalho e outra pessoa deveria estar fazendo isso. Ou talvez você precise se livrar de algumas responsabilidades, porque não há desculpa para enviar e-mails enigmáticos às pessoas. ”Os líderes não precisam responder a todas as mensagens, mas quando uma orientação de trabalho importante é necessária, suas comunicações devem ser pelo menos claras.

Considere também revisar seus e-mails antes de enviá-los. Muitas vezes, a interpretação errônea se resume a uma palavra omitida ou pontuação enganosa. Portanto, aproveite as vantagens do corretor ortográfico e de outros programas de revisão. A revisão é um hábito e uma habilidade: tornar um ponto de orgulho enviar uma cópia limpa e inequívoca ajudará as pessoas a levar o que você escreve mais a sério.

2. Que tom estou projetando?

Tom – a atitude geral, ou caráter, de uma mensagem – é outro componente-chave de fortes habilidades de leitura e escrita. Talvez mais do que qualquer outra coisa, é a melhor ferramenta para comunicar empatia. Portanto, pergunte-se: quem é o destinatário? Quem é o público?

Uma coisa que digo aos meus clientes que têm dificuldade com a comunicação digital é garantir que eles tenham em mente o impacto visual de sua mensagem. Eu vou explicar.

Ethan, um jovem gerente que eu treino, uma vez me contou sobre uma interação que teve com um líder sênior que o deixou se sentindo desvalorizado e menosprezado. Conforme solicitado, ele havia enviado a esse líder sênior um plano detalhado sobre o aumento da produtividade de suas equipes. O plano estabelecia uma maneira diferente de trabalhar que Ethan tinha certeza que poderia ajudar as equipes a evitar a duplicação de esforços e a criar novos níveis de transparência. Ethan estava animado com o plano e até incluiu perguntas específicas para a próxima reunião da equipe. Esperando uma resposta positiva, talvez até algumas perguntas de acompanhamento, o que ele recebeu do executivo foi o seguinte: “tá.”

Desculpe, o quê? Tá-o que? Tabaco? Ethan se sentiu confuso e insultado. O impacto visual de “tá” foi que a proposta clara e abrangente de Ethan dificilmente merecia uma resposta. O executivo estava pensando sobre o plano de Ethan – ou eles o estavam descartando imediatamente? “Tá” significava que eles estavam dando luz verde para prosseguir ou era um comando sutil para deixar sua ideia idiota em banho-maria? Era impossível saber. Além disso, o líder sênior pensava tão pouco em Ethan a ponto de não se dar ao trabalho de escrever mais do que uma única carta? Mesmo algo trivial, como “ok, eu retorno para você”, teria transmitido mais respeito e atenção do que aquele “tá”.

Deficiências de tom como a que o chefe de Ethan demonstrou podem ferir o moral e criar confusão. Não é nenhuma surpresa que responder ao trabalho árduo de alguém com uma resposta de uma palavra (ou uma letra) comunique uma falta de empatia pela pessoa que está recebendo. Não responda por uma questão de responder se você não tem algo significativo a oferecer. Se você está tendo um daqueles dias em que não consegue dar atenção a um e-mail, envie uma resposta rápida reconhecendo que o recebeu e informe que você planeja respondê-la com mais atenção o mais rápido possível.

3. Ajudaria conversar em vez disso?

Com tantas plataformas escritas à nossa disposição, também podemos ser pegos fazendo muitas perguntas pequenas em e-mails ou chats em grupo. Reuniões por telefone, vídeo ou ao vivo podem nos forçar a fazer as perguntas certas em vez de fazer uma pequena pergunta após a outra. Isso também pode economizar muito tempo e, ao mesmo tempo, gerar boa vontade.

Certa vez, um cliente alemão me disse: “Eu estava recebendo e-mails intermináveis de um colega francês e um indiano que conversavam por escrito, cobrindo o mesmo terreno repetidamente sem se entenderem. Pedi aos dois para telefonar comigo, fiz algumas perguntas de maneiras diferentes e chegamos ao fundo do problema ”.

Se você acabou de receber uma mensagem de texto ou e-mail vago ou confuso, não tenha medo de pedir para solicitar uma conversa por telefone ou, se possível, um vídeo ou encontro pessoal. Se for um diálogo delicado, solicitar uma ligação rápida mostra que você está sendo atencioso. Em vez de fazer você parecer indeciso, esperar alguns segundos antes de responder às perguntas mostra à outra pessoa que você está ouvindo e levando seu trabalho a sério.

A falta de pistas como contato visual, tom de voz ou linguagem corporal para esclarecer o que outra pessoa quer dizer torna a comunicação digital um desafio. Em vez da linguagem corporal tradicional, ter as habilidades de ler e escrever com cuidado é essencial para organizações que desejam ter certeza de que suas equipes estão alinhadas e se destacam em nosso mundo virtual.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2021/02/slow-down-and-write-better-emails