Às vezes, há tanta coisa acontecendo em sua vida e no mundo que você não consegue se concentrar. O que você pode fazer quando toda vez que se senta em sua mesa se sente distraído? Como você pode voltar a se sentir focado e produtivo?

O Que Dizem os Especialistas

Sentir-se distraído e improdutivo é algo com o que a maioria das pessoas luta, diz Susan David, fundadora do Instituto de Coaching de Harvard/McLean e autora de Emotional Agility. Especialmente porque a maioria de nós é constantemente bombardeada por alertas de notícias, mensagens de texto e outras interrupções. E mesmo nos dias em que você pode se sentir trabalhador, precisa lidar com o que está acontecendo com seus colegas de trabalho. “Nós sutilmente percebemos o comportamento e as emoções dos outros”, diz David. “Quando isso acontece, podemos começar a nos perder.” Rich Fernandez, CEO da Search Inside Yourself Leadership Institute, uma organização sem fins lucrativos e uma organização global de treinamento em atenção plena e inteligência emocional, observa que estamos realmente conectados dessa maneira. “Uma coisa que todos temos em comum é uma neuroanatomia fundamental que nos orienta para o estresse que nem sempre é produtivo”, explica ele. Para superar isso e recuperar seu foco, execute as seguintes etapas.

Entenda os perigos da multitarefa

Comece entendendo o impacto que as distrações, como um telefone em constante movimento ou uma rápida quebra no Twitter, têm no seu cérebro. Fernandez explica que temos uma rede de estruturas cerebrais relacionadas ao foco. Existe a rede de modo padrão, responsável por analisar o passado, prever ou planejar o futuro e refletir sobre si mesmo e com os outros. “Estamos nesse modo pelo menos metade do tempo”, diz ele. Mas quando você precisa focar sua mente, você entra em contato com a rede de atenção direta, que permite deixar de lado as ruminações e permanecer na tarefa. As distrações, independentemente da forma que elas tomem, o levam de volta ao modo padrão, e o custo cognitivo de recuperar seu foco é alto. “Algumas pesquisas mostram que pode levar de 10 a 18 minutos para recuperar o mesmo nível de atenção”, diz Fernandez. É por isso que é essencial reduzir as interrupções.

Permita sua resposta emocional, mas fique no comando

Sentir-se oprimido pode trazer muitas emoções – frustração, raiva, ansiedade – que afetam ainda mais sua produtividade. Então você tem que “quebrar o ciclo”, diz David. Para “recuperar o senso de agência”, para que você não se sinta “à mercê dos eventos que acontecem no mundo ou no seu escritório”, identifique seus sentimentos e faça perguntas a si mesmo sobre eles. Você pode dizer: “OK, estou com raiva, mas quem está no comando – a raiva ou eu, a pessoa que está com a emoção?” Fernandez concorda com esta abordagem: “Você quer reconhecer que esses sentimentos estão lá – eles são legítimos e significativos – mas não se deixe levar por eles.”

Reúna sua atenção

Quando você se distrair, “Pause, faça um balanço, saiba que você está sendo acionado”, diz Fernandez. “Então mude os holofotes da sua atenção.” Isso pode parecer mais fácil dizer do que fazer, mas lembre-se de que a maioria das coisas com as quais nos preocupamos “não são ameaças existenciais imediatas”. Para se reconectar com a parte lógica do seu cérebro, foque-o sobre “algo mais imediato ou visceral, como a sua respiração”. Você pode dizer para si mesmo: “Eu me tornei consumido por esse tópico do Twitter. Vou prestar atenção à minha respiração “para se desviar do que está causando a ansiedade. Fernandez diz que isso não é o mesmo que tentar ignorar a distração: “Você não precisa reprimir ou suprimir. Tome nota, reconheça e coloque-a em um estacionamento mental para pensar mais tarde, quando você puder discutir isso com outra pessoa ou quando não estiver no trabalho e tiver muito o que fazer.”

Confie nos seus valores

Depois de reunir sua atenção, você pode escolher onde focá-la. David diz que se concentrar em seus valores lhe dá uma sensação de controle. “Quando você está sobrecarregado, parece que muito poder e escolhas estão sendo tirados de você”, diz ela. “Mas é você quem ainda escolhe quem você quer ser. Se um dos seus principais valores é o de colaborar, concentre-se nisso. Como você pode ajudar as pessoas a se sentirem parte da equipe?” E considere como sua falta de foco está afetando seu senso de identidade. “Se a justiça é importante para você, como sua distração está contribuindo para sua capacidade de ser justa? Se você está no Facebook por três horas por dia, o quão justo isso é para sua equipe ou sua família? ”

Ponha limites

Depois de ter mais consciência sobre o que o distrai, defina regras para si mesmo. Se você perceber que verificar notícias pela manhã significa que está chateado e sem foco quando chegar ao escritório, diga a si mesmo que não acompanhará os eventos mundiais até a hora do almoço. Ou você pode decidir que fará uma certa quantidade de trabalho antes de entrar no Facebook. Se você não tem autocontrole para isso, existem aplicativos que você pode instalar nos navegadores ou no telefone para controlar quanto tempo você gasta em sites específicos. Você também tem que praticar. “Muitas pesquisas sugerem que a diferença entre o foco da elite e o foco da não-elite é o foco deliberado”, diz Fernandez. Ele aponta para os atletas que treinam dizendo a si mesmos, por exemplo: “Não vou sair da linha de lance livre até fazer 10 lances livres”. Portanto, dedique um tempo para treinar seu cérebro para permanecer na tarefa.

Escolha com quem você interage com sabedoria

O contágio social é real. “Todos nós tivemos essa experiência quando você entra em um elevador e todo mundo está olhando para o celular, então você começa a olhar para o seu”, diz David. Ela aponta para uma pesquisa recente que mostra que, se alguém ao seu lado em um avião compra doces – mesmo que você não a conheça -, você tem 30% mais chances de fazer uma compra semelhante. O mesmo vale para a produtividade. Se você tem colegas que se distraem constantemente ou que tendem a afastá-lo do trabalho, tente passar menos tempo com eles. Você não precisa ser rude; você pode dizer algo simples como: “Podemos continuar essa conversa mais tarde? Quero concluir esse relatório e depois fazer uma pausa.”

Dê e tenha apoio de seus colegas

Em vez de evitar seus colegas distraídos, tente encorajar um ao outro a manter o foco. Faça um pacto com seus colegas de trabalho. Defina um horário em que você trabalhará sem interromper um ao outro ou sem entrar nas mídias sociais ou no Slack. A equipe com quem trabalho na HBR designou as tardes de quinta-feira como tempo de trabalho ininterrupto depois de ouvir este podcast. Você pode levar esse suporte colegial um passo adiante e apoiar-se ativamente um ao outro. “Seus colegas estão em trincheiras com você e podem se relacionar porque estão na mesma cultura e organização”, diz Fernandez. Vá tomar café com um colega de trabalho e “peça dicas, conselhos e treinamento”. Eles podem ter táticas que funcionaram para eles em que você não pensou. Faça um compromisso um com o outro de que você vai mudar seu comportamento e verifique regularmente seu progresso. Quando você diz a outra pessoa que deseja reformar seus caminhos, é mais provável que você siga adiante.

Tenha cuidado com seu corpo

Se você está cansado e desgastado, ficará mais vulnerável a se sentir sobrecarregado, diz David. É importante dormir o suficiente e se exercitar. Além disso, ela sugere “pequenos ajustes no seu ambiente” que melhoram seu bem-estar. Faça pausas, faça um almoço saudável, coloque o telefone em silêncioso. “Se você normalmente passa a hora do almoço no Facebook, deixe o telefone para trás e saia para passear”, diz ela.

Princípios Para Lembrar

Fazer:

• Use a respiração para interromper o ciclo imediato de ansiedade e frustração ao se distrair;
• Pense em como você deseja atuar como colega e líder e deixe que a auto-imagem guie seu comportamento;
• Defina limites quando você acessa as mídias sociais ou verifica o e-mail.

Não fazer:

• Se enganar ao pensar que as distrações não são prejudiciais ao seu foco – elas têm altos custos cognitivos;
• Passar algum tempo com pessoas distraídas – é provável que você acabe se sentindo da mesma maneira;
• Negligenciar o autocuidado – faça pausas, coma saudavelmente e durma.

Estudo de caso #1: Agende um horário para se concentrar

Durante o ano passado, Emily Lin, vice-presidente de uma empresa de serviços financeiros, teve muito em seu prato. Ela estava construindo seu consultório particular de coaching e recebeu uma promoção no trabalho. Devido ao escopo ampliado de suas responsabilidades, ela estava lidando com uma série de novas distrações. “Recebi muito mais e-mails, mensagens instantâneas e telefonemas. E as pessoas vinham ao meu escritório com muito mais frequência ”, diz ela.

Emily estava tendo problemas para concluir seu trabalho. “Eu via todas essas mensagens instantâneas ou alertas de e-mail aparecendo e, mesmo que demorassem alguns segundos para lê-los ou enviar uma resposta rápida, isso me afastaria do que estava fazendo”, diz ela. E isso estava afetando o humor dela. “Certas mensagens me estressariam. Eu estava ficando muito irritada com meus colegas de trabalho.”

Ela já havia aprendido a estabelecer limites para si mesma nas mídias sociais, agendando a tempo para distrações. “Eu dediquei bolsos de tempo para poder ir no Facebook. Poderia ser um intervalo de 10 minutos entre as reuniões ou enquanto eu estava esperando o elevador para ir almoçar. Depois que fiz essas interrupções, achei muito mais fácil controlar o impulso de verificar as mídias sociais enquanto eu trabalhava”, explica ela.

Ela fez algo semelhante para resolver as interrupções do trabalho: dar-se tempo para ler e responder às mensagens, mas somente depois de concluir seu trabalho mais importante. “No começo de cada semana, eu me pergunto: ‘Quais são as coisas mais críticas que tenho que concluir?’ E a cada dia pergunto: ‘Hoje, qual é a única coisa que absolutamente preciso fazer?’”, Ela diz que isso ajuda a determinar quanto tempo ela precisa para se concentrar e depois bloqueia isso em pedaços de duas horas. “Por uma janela de duas horas, desligo o e-mail, coloco ‘não perturbe’ no mensageiro instantâneo e envio meu telefone diretamente para o correio de voz.” Ela até usa fones de ouvido como forma de sinalizar para possíveis visitantes que ela está ocupada.

Duas horas parecem ser a quantidade certa de tempo, diz ela. Dá a ela tempo suficiente para se envolver profundamente em uma tarefa e é “uma quantidade tolerável de tempo inacessível”, diz ela. “Depois disso, as pessoas começam a ligar de volta ou enviar e-mail novamente.” Além disso, isso lhe dá uma sensação de urgência. “Eu tenho adrenalina para fazer as coisas.”

Emily diz que essa abordagem funcionou: “Isso teve um efeito notável na minha produtividade”. E ela se sente menos estressada. “Como eu não estou constantemente olhando para o meu e-mail ao longo do dia, minha pressão arterial nem sempre aumenta. Agora sou muito mais paciente quando sou interrompida.”

Ela ressalta que dormir mais também a ajudou a resistir às distrações. Alguns anos atrás, ela dormia apenas três ou quatro horas por noite, mas reformulou drasticamente sua agenda de sono e agora está passando de seis horas e meia a sete horas por noite. “Passei de me sentir oprimida e incapaz de me concentrar, para poder ser capaz de pensar com clareza”, diz ela. “Quando estou bem descansada, tenho mais perspectiva. Sei que não preciso responder imediatamente a um e-mail.” Ela até se tornou “uma grande evangelista do sono” com seus clientes de coaching.

Estudo de caso #2: Estabeleça limites

Sarah Taylor (não seu nome verdadeiro), gerente de RH de uma organização humanitária internacional, esforçou-se para manter o foco no trabalho por vários meses antes e depois das eleições presidenciais de 2016 nos EUA. Ela diz que não poderia ficar longe das notícias. “Eu passava várias horas por dia – durante todo o dia de trabalho, não apenas à noite – procurando compulsivamente por atualizações em vários sites, como o New York Times, o Washington Post, a CNN.” Por causa dessas distrações, ela ficava para trás e encontrava-se trabalhando até tarde da noite e nos fins de semana para tentar acompanhar.

“Eu estava infeliz porque não estava descansando o suficiente – para não mencionar que estava sendo continuamente exposta a más notícias todos os dias.” Embora ela soubesse que isso não era bom para ela, ela lutou para estabelecer limites sozinha.

Ela viu uma referência ao StayFocusd, uma extensão do navegador que define limites de tempo para sites selecionados. Ela checou reviews on-line e viu que isso havia ajudado outras pessoas como ela, então decidiu experimentar. “Naquele momento, eu estava desesperada para encontrar maneiras de consertar meu mau hábito, o que claramente não conseguia fazer com minha própria força de vontade”, diz ela.

Ela colocou um limite diário de 10 minutos no New York Times, no Washington Post e na CNN. Depois que esse limite ultrapassa, aparece uma janela que diz “Você não deveria estar trabalhando?” Ela diz que “definitivamente ajuda” – embora encontre maneiras de contornar isso. “Minha mente sorrateira começa a procurar sites que ainda não bloqueei, como a BBC.”

Ela também estabeleceu outras regras para si mesma. Quando ela trabalha em casa, mantém todos os seus dispositivos pessoais fora da sala onde está trabalhando. Ela ainda se mantém atualizada sobre os eventos atuais, diz ela, “mas pelo menos não estou mais me arriscando a ficar seriamente para trás em minhas tarefas principais de trabalho.”

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2017/12/what-to-do-when-youre-feeling-distracted-at-work