No último ano, muitos de nós descobrimos coisas que adorar no trabalho de casa, como flexibilidade, capacidade de concentração e ausência de deslocamento diário. Agora que os escritórios estão sendo reabertos, você deve começar a se lembrar que há muito o que amar no escritório também: interação social, as alegrias da colaboração e, claro, aquele infindável bule de café.

Muitas empresas pretendem nos dar o melhor dos dois mundos, permitindo que os funcionários dividam seu tempo entre a casa e o local de trabalho. Mas isso só lhe dará o melhor dos dois mundos se você descobrir como combinar o tempo em casa e no escritório de forma a maximizar sua produtividade e bem-estar pessoal. Isso significa descobrir quais dias passar em casa, quais dias passar no escritório e, tão importante quanto, como convencer seu chefe desse plano.

A chave é identificar quais partes do seu trabalho são mais bem realizadas e onde. Isso parece bastante simples: para tarefas que exigem colaboração, vá para o trabalho; para tarefas que exigem concentração prolongada, fique em casa. E, é verdade, uma revisão da pesquisa em equipes virtuais relatou vários estudos que mostram que o trabalho altamente interdependente pode ser difícil de resolver quando você está separado de seus colegas. Mas um dos estudos também descobriu que a colaboração próxima à distância realmente fortaleceu os relacionamentos e o engajamento entre os colegas porque exigia que eles melhorassem sua comunicação e apoio mútuo.

E há outros fatores em jogo também. Por exemplo, talvez você faça seu melhor trabalho de redação em casa – mas precisa da colaboração de seus colegas para desenvolver um esboço inicial. Ou talvez você realmente ache mais fácil fazer um brainstorm durante uma chamada telefônica, já que você é mais criativo enquanto anda pela sala. (Você também pode achar a colaboração remota mais eficaz depois de adotar algumas das abordagens de compatibilidade remota que descrevemos em nosso novo livro Remote, Inc .: How to Thrive at Work … Wherever You Are. (Removo, Inc .: Como Prosperar no Trabalho… Onde Você Estiver))

Não importa quais fatores o afetem mais, você deve evitar perder tempo crítico vindo ao escritório em um dia em que seria melhor ficar em casa, ou vice-versa. Para criar um plano de trabalho híbrido que permite obter o máximo de cada dia, primeiro acompanhe e analise seu trabalho para descobrir quais fatores afetam sua produtividade. Em seguida, combine suas descobertas com suas tarefas e responsabilidades futuras. Por fim, resuma seu plano para que seu chefe consiga sua adesão.

Acompanhe as Métricas Que Importam

Para acompanhar sua produtividade em cada local, você primeiro precisa determinar o que medir. Temos a tendência de pensar na produtividade em termos de horas trabalhadas, mas uma medida mais eficaz são os resultados reais de seu trabalho. Para métricas rígidas, procure algumas medidas de saída (palavras digitadas, e-mails respondidos, tarefas marcadas), bem como dados sobre como seu tempo é usado (gostamos de acompanhadores de tempo automáticos como Timing.app ou ManicTime). Para métricas leves, considere registrar seu humor e seu senso de realização no final de cada dia (use uma escala de 1 a 5); você também pode usar recursos como e-mail ou mensagens em grupo para acompanhar o feedback de outras pessoas. Nenhum desses indicadores é perfeito, mas juntos eles apresentam uma imagem útil.

Configure uma planilha onde você possa consolidar todas as suas métricas em uma única visualização. A abordagem mais simples é listar as datas na primeira coluna à esquerda e, em seguida, atribuir uma coluna a cada métrica principal, como palavras digitadas, humor, realizações e tarefas concluídas. (Você pode usar nosso modelo Coda como ponto de partida.) Você também pode querer acompanhar quanto tempo está perdendo com distrações (compras online, navegação em memes, jogos), quanto tempo está gastando em reuniões e como muito tempo que você gasta em aplicativos que indicam que você está trabalhando diligentemente (como seu processador de texto ou aplicativo de planilha).

Então, por um período limitado – cerca de um mês ou dois – acompanhe sua produtividade diária ao longo de cada uma das métricas que você definiu. Você pode iniciar esse processo antes mesmo de retornar ao escritório: Acompanhe suas métricas de produtividade enquanto trabalha remotamente e, quando voltar ao escritório, terá uma linha de base que tornará mais fácil comparar rapidamente sua produtividade em cada espaço. Durante o período de acompanhamento, marque também a planilha todos os dias para observar se você está trabalhando remotamente ou no escritório (ou se compromete com uma programação específica); caso contrário, você não terá como identificar os padrões que separam os dias de trabalho dos dias de casa.

Busque Por Padrões

Quando chegar a hora de analisar os números, basta examinar as colunas da planilha para ter uma ideia de onde você precisa se aprofundar nos números. Se seu tempo produtivo ou humor variam muito de um dia para o outro, por exemplo, você pode procurar algo que pareça estar relacionado a essas variações – talvez a quantidade de tempo que você gasta em reuniões ou suas horas de sono.

Para realizar uma análise mais profunda, crie uma tabela ou gráfico que amplie a relação entre as variações em seu humor ou saída e o(s) fator(es) que você acha que podem explicar essas variações. Talvez você conclua mais tarefas em dias com menos reuniões … a menos que as reuniões ocorram duas horas após o almoço, quando você luta para realizar o trabalho focado, de qualquer forma. Talvez os dias com mais tempo “desperdiçado” também sejam aqueles em que você gera mais trabalho escrito, porque todas essas pequenas distrações são a forma como você se reinicia entre páginas, documentos ou parágrafos.

Procure especialmente por quaisquer divergências entre seus dias em casa e seus dias de trabalho. Existem certos tipos de tarefas que você conclui mais rapidamente em casa ou no escritório? As reuniões têm o mesmo impacto no seu humor ou produtividade quando são face a face, em vez de realizadas por vídeo? Seus horários de trabalho mais produtivos variam dependendo de quando você está trabalhando?

A resposta pode depender do fluxo da vida em casa tanto quanto das distrações do escritório.

Depois de saber quais tipos de tarefas você faz melhor em casa e no escritório, você estará em uma posição melhor para julgar como gastar cada dia. E você também pode ter uma noção do quadro geral: analise suas responsabilidades atuais e determine quanto de sua carga de trabalho é melhor administrada em cada local para ter uma noção de quanto tempo você deseja passar em casa e no escritório. Este é um processo que você pode precisar revisitar periodicamente: talvez o grande projeto deste trimestre envolva o planejamento de uma conferência, que é um processo muito colaborativo que se beneficiará de mais tempo no escritório. Mas no próximo trimestre você está produzindo o relatório anual da empresa, o que exigirá mais tempo em casa para que você possa redigir e revisar com foco.

Defendendo o Seu Plano Híbrido

Saber onde você quer gastar seu tempo é muito bom, mas não ajudará se seu chefe não apoiar seu plano de trabalho híbrido. Felizmente, todos os dados que você analisou sobre sua produtividade são um ótimo lugar para começar a argumentar. Resuma suas descobertas em uma nota concisa que mostre as principais responsabilidades do seu prato divididas nas partes que são mais bem cuidadas no escritório e nas partes que são mais bem cuidadas em casa. Apoie suas conclusões com dados que mostrem que você escreve mais palavras, responde a mais e-mails ou cria apresentações com mais eficiência nos dias em que está em casa.

Dependendo do seu gerente, você também pode achar útil estimar a quantidade específica de tempo que cada parte do seu trabalho provavelmente exigirá.

Por exemplo, se suas responsabilidades futuras incluem liderar o trabalho nesse relatório anual, seu plano híbrido pode incluir o seguinte:

Relatório anual (68 hrs)

Tarefas de escritório (24 hrs)

• Entrevista com as partes interessadas (12 hrs)
• Brainstorm de mensagens de relatório (1 hr)
• Relatório de esboço (2 hrs)
• Revisar / solucionar rascunhos de relatório (6 hrs)
• Informar e atualizar o designer (3 hrs)

Tarefas remotas (44 hrs)

• Pesquisa de fundo para conteúdo (14 hrs)
• Rascunho do conteúdo do relatório (16 hrs)
• Pesquisa de imagem para design de relatório (4 hrs)
• Rever / editar o relatório final (10 hrs)

Com base nessa divisão, cerca de um terço do seu tempo neste projeto deve ser gasto no escritório e dois terços podem ser melhor realizados em casa. Se suas outras responsabilidades têm uma divisão semelhante, você pode propor passar três dias por semana trabalhando remotamente e dois dias por semana no escritório – com esses dias programados para facilitar suas entrevistas com as partes interessadas e reuniões de projeto.

Se seu chefe ainda estiver cético sobre o valor do trabalho remoto, sugira um período de teste de um mês ou mais, quando você seguirá a combinação proposta de dias em casa e dias no escritório. No final do mês, seus excelentes resultados devem conquistar seu chefe. Foi o que aconteceu com Maggie Crowley Sheehan, que foi a primeira funcionária da empresa de software Unbounce a se tornar remota, muito antes da pandemia. Quando seu marido conseguiu um emprego nas Bahamas, o supervisor de Sheehan concordou em torná-la um caso de teste para trabalho remoto. Os resultados dela foram tão fortes que quando o resto da empresa se distanciou durante a Covid, um dos colegas de Sheehan disse: “Todos nós vamos nos tornar 80% mais produtivos agora – basta olhar para o que aconteceu com Maggie!”

Ao pensar na combinação de trabalho em casa e no escritório que permitirá que você seja o mais produtivo, você evitará a frustração em ambos os locais – e demonstrará ao seu chefe sua capacidade de se apropriar de suas próprias condições de trabalho e produtividade no novo híbrido ambiente de trabalho.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2021/05/what-mix-of-wfh-and-office-time-is-right-for-you