Nunca esquecerei uma teleconferência de 30 minutos pré-pandêmica que tive uma vez com alguns colegas. Três dos participantes, incluindo o anfitrião, ligaram do escritório; dois de nós ligamos de casa. O anfitrião esperou até o 26º minuto para perguntar à equipe virtual se tínhamos alguma dúvida. Até aquele ponto, ele parecia ter esquecido que estávamos do outro lado da linha, esperando para dar nossa opinião sobre o projeto em questão. Ele não apenas parecia egocêntrico, mas também por não permitir que sua equipe virtual contribuísse com a conversa até o último minuto, ele se enganou. Era inócuo, mas sintetizava perfeitamente um problema clássico que os trabalhadores remotos costumam enfrentar: ser uma reflexão tardia para a equipe “central” do escritório.

À medida que alguns locais de trabalho reabrem com cautela, com alguns trabalhadores voltando ao trabalho interno e alguns permanecendo em casa, os líderes enfrentam outro desafio: Que medidas podemos tomar para garantir que os membros da equipe no escritório e em casa se sintam incluídos e valorizados?

Como podemos usar nossa recente educação prática no trabalho remoto para melhor incluir e acomodar nossos colegas que continuarão trabalhando “fora do escritório” enquanto voltamos para as reuniões pessoais e a vida no escritório? Aqui estão algumas abordagens bem-sucedidas que vi em meu trabalho como consultor.

Obtenha contribuições de membros da equipe “fora do escritório” primeiro.

Como o exemplo da teleconferência ilustra, é fácil para os funcionários de escritório serem tendenciosos contra funcionários remotos. Mas a perda de informações de um membro da equipe pode ser prejudicial para a organização e alienante para aqueles que trabalham em casa. Resista à tendência de feedback interno dando aos membros remotos da equipe tempo de antena primeiro, não por último. Solicite que sua equipe virtual se envolva por telefone e em ferramentas de bate-papo virtual ou e-mail. Quando os membros remotos da equipe contribuem para um brainstorm no chat ou em um quadro branco virtual, dê a eles a oportunidade de concretizar suas boas ideias com o restante da equipe. E para a tomada de decisão de toda a equipe, use a pesquisa para garantir que todos estão participando e que você está considerando todo o escopo das opiniões.

Como orador principal, começo uma discussão cara a cara com perguntas e respostas que é transmitida ao vivo para outros escritórios, pedindo aos participantes virtuais que compartilhem suas perguntas primeiro. A conversa é sempre mais envolvente. Também faço questão de lembrar às pessoas na sala que existem participantes virtuais, dizendo coisas como “Vamos ouvir os comentários de nossos participantes remotos primeiro” ou “Gostaria de começar com as perguntas que chegam por meio da ferramenta de bate-papo virtual. ”

Entenda – e valorize – introvertidos e extrovertidos.

Uma de minhas clientes, Lisa, uma executiva de tecnologia, uma vez compartilhou os desafios que ela tem para atender às necessidades dos introvertidos e extrovertidos de sua equipe. “É difícil o suficiente administrar as diferenças entre introvertidos e extrovertidos com um tempo cara a cara com minha equipe”, ela me disse. “Agora eu descobri que meus introvertidos não se envolverão em telefonemas ou em trocas rápidas de e-mail porque as vozes mais altas ainda monopolizam a conversa.”

Para resolver esse problema, Lisa criou um processo para suas ligações mensais de estratégia. Ela pediu aos membros da equipe que acompanhassem a reunião, respondendo por e-mail a duas perguntas: “Quais são as más notícias que eu não quero ouvir?” e “O que podemos ter perdido em nossa última discussão?”

Em primeiro lugar, pedir más notícias regularmente cria um espaço para falar sobre os desafios do negócio. Em segundo lugar, os introvertidos em sua equipe geralmente requerem mais tempo para processar as ideias em geral e são mais propensos a falar por e-mail ou por uma conversa individual. Ao dar a eles espaço para pensar sobre suas perguntas, Lisa obtém excelentes ideias que ela não teria obtido na reunião, enquanto reduz o pensamento de grupo cultural geral. Lisa também está ciente das diferentes maneiras como os membros de sua equipe conversam e sai de seu caminho para encontrá-los onde se sentem confortáveis – durante uma ligação individual após a reunião ou em um pequeno almoço em grupo. Conclusão: todos se sentem mais respeitados.

Seja criativo nas reuniões regulares da equipe.

Uma das melhores coisas que aprendi com meu trabalho com meus clientes no ano passado foi o valor da rotação de hosts de reuniões. Não só é uma maneira fácil de fazer todos se sentirem incluídos e valorizados, mas também adiciona personalidade às nossas rotinas frequentemente monótonas, como a reunião de equipe semanal padrão.

Também descobri que encorajar os anfitriões a criarem seus próprios exercícios de “check-in” personalizados revigorou minha equipe repentinamente distanciada. E sempre foi uma surpresa: alguém deu início ao encontro com um exercício de meditação e respiração. Alguém incitou a equipe a compartilhar um hobby de quarentena. Alguém fez questão de destacar qualquer aniversário que se aproximava ou aniversário de trabalho.

Xu, um cliente meu que trabalha como gerente de tecnologia na China, iniciou uma videoconferência mensal com funcionários do escritório e remotos de todas as filiais para atualizá-los sobre o desempenho dos negócios. Enquanto a reunião de equipe usual começou com itens da agenda, Xu deu início às reuniões com uma introdução personalizada. Ele contava uma piada para inspirar leviandade ou compartilhava uma história sobre um desafio importante que enfrentou para provocar vulnerabilidade e lia aniversários para o mês seguinte para fomentar um senso de comunidade. Seis meses após instituir esses check-ins mensais, Xu colheu os benefícios. “As pessoas se sentem mais envolvidas, mais parte da missão”, diz ele, “porque sabem o quão bem estão se saindo tanto na filial quanto nas subsidiárias”.

À medida que retomamos o trabalho de escritório, continuar a priorizar e encorajar check-ins virtuais personalizados durante as reuniões é uma maneira inteligente de preencher a lacuna entre sua equipe remota e sua equipe interna. Garantir que você tenha um espaço para interação casual e atualização – seja um bate-papo contínuo no Slack, “horário comercial” semanal ou uma videoconferência quinzenal – manterá a camaradagem e um bom trabalho em equipe.

Compreender os desafios do trabalho remoto é essencial para aqueles de nós com colegas que continuarão a trabalhar de qualquer lugar. Após a nossa pausa coletiva, na qual o trabalho remoto só se tornará mais comum, aprender a incluir os membros da sua equipe, independente de sua localização, é fundamental para o bem-estar e a sobrevivência de uma empresa.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2020/12/do-your-remote-employees-feel-included-in-meetings