“Como foi o seu dia?” minha esposa, Eleanor, me perguntou uma noite.

“Ótimo”, respondi, compartilhando alguns destaques. Então acrescentei: “Mas também frustrante, porque não superei tudo o que planejei”.

Ela sorriu com empatia. “Você diz isso todos os dias.”

Ela estava certa: eu digo. E foi frustrante.

Embora eu tenha vergonha de admitir isso (eu escrevi 18 minutos, um livro sobre como gerenciar o tempo), admitir um problema é essencial para resolvê-lo.

O problema da produtividade é especialmente desafiador hoje em dia, quando muitos de nós trabalhamos em casa, com menos estrutura do que o normal. É mais fácil do que nunca estar ocupado o dia todo e ainda não fazer progressos no trabalho crítico (para onde foi esse dia?).

Portanto, em vez de continuar reclamando com Eleanor, decidi mudar as coisas – encontrar uma maneira de terminar meus dias sentindo-me realizado porque concluí meu trabalho mais importante.

Considerei e rejeitei algumas soluções populares:

• Tentar mais. Se você está frustrado com um padrão repetido, pode não ser porque você não é bom o suficiente ou não está se esforçando o suficiente. Pode ser que você esteja enfrentando obstáculos que não podem ser superados simplesmente aplicando mais esforço e disciplina.
• Trabalhar com uma longa lista de tarefas pendentes. Muitas opções podem levar à procrastinação. Sheena Iyengar e Mark Lepper fizeram uma grande pesquisa sobre isso: se os clientes se depararem com muitas opções, eles terão menos probabilidade de comprar qualquer coisa.
• Batendo em si mesmo. O Instagram faz com que todos pareçam ter uma vida ótima, e o LinkedIn faz com que todos pareçam ter tudo junto. Esse não é o caso. Não desperdice sua energia comparando-se com os outros.

Essas abordagens não estavam funcionando para mim e provavelmente não funcionam para você também.

Mas uma solução superou todas as outras. Funcionou sempre para mim e pode funcionar para você também.

Essa única solução? Pense nisso como “uma coisa”.

Aqui está o que fazer:

1. Comece com aquela longa lista de tarefas pendentes. Não se segure – a minha incluiu mais de 50 itens.
2. Agora, pegue uma folha de papel em branco e anote a única coisa dessa longa lista – apenas uma – que você mais deseja realizar. Se você escolher algo enorme (“Escrever meu próximo livro”, digamos), divida-o e identifique uma tarefa que você pode concluir em uma sessão (“Escrever a primeira página da introdução”).
3. Ponha de lado sua longa lista e não olhe para ela novamente até que você tenha terminado sua única coisa.

Assim que terminar com aquele item, risque-o, olhe para sua longa lista novamente e escolha um item novo para colocar em sua lista de “uma coisa”.

Quando faço isso, acho o uso de papel e caneta particularmente satisfatório – isso me ajuda a compreender todas as minhas tarefas. Mas você pode escrever seu item em um stickie e pendurá-lo no monitor ou usar um aplicativo para rastrear seu item único e sua longa lista. O que funcionar para você.

A longa lista é um compêndio de tudo o que você precisa fazer. Esse compêndio não é uma lista de trabalho; é uma lista de memória. Adicione itens livremente e remova coisas que não pareçam mais relevantes. Seu objetivo é evitar que você se esqueça de qualquer coisa importante. Você nunca vai realmente trabalhar com essa lista.

A lista de uma coisa reflete uma escolha estratégica e intencional sobre o que você fará a seguir e continuará a se concentrar até que seja feito. Pode parecer bobo, mas escrever essa única coisa em sua própria lista é a chave. Torna-se um compromisso que é muito mais provável que você cumpra.

Usando esse método, escrevi vários artigos para a Harvard Business Review, desenvolvi um programa de liderança de uma semana, contratei um novo profissional de marketing, editei uma proposta para um livro que estou escrevendo, escrevi um boletim informativo para minha lista de e-mail, me preparei para um discurso e lidei com uma série de tarefas administrativas e relacionadas ao cliente. Tudo em uma única semana.

Eu realizei cada uma dessas coisas colocando-as, uma de cada vez, na minha lista de tarefas únicas.

Você pode estar se perguntando: Qual das minhas 50 ou mais prioridades devo escolher como minha única coisa?

Se você se der um momento de contemplação, saberá o que é mais importante. Se você realmente não tem certeza, olhe para sua lista e pergunte-se o que você está evitando. Essa é provavelmente a sua coisa mais importante. Sua próxima uma coisa.

Aqui está o aspecto sobre como escolher sua uma coisa: é difícil errar. Ser intencional sobre uma coisa fará com que você trabalhe até a conclusão em algo que realmente importa. Mesmo se você se sentir preso, continue com ele. Se você está escrevendo, continue escrevendo, mesmo que não ame o que está produzindo. Continue assim mesmo se sentir a pressão de e-mails aguardando respostas ou de outras coisas que não foram feitas. É trabalhar através da sujeira que leva você para o outro lado. Abandonar o desafio por algo que é mais fácil no momento pode permitir que você marque mais itens em sua longa lista de tarefas, mas vai deixá-lo com uma sensação vazia de realização.

Escolha uma coisa, oculte sua longa lista e comece a trabalhar.

Então, quando alguém lhe perguntar como foi seu dia, sua resposta será: “Ótimo! Aquela coisa em que estive procrastinando? Eu fiz ela.”

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2020/08/your-to-do-list-is-in-fact-too-long