Se você às vezes fica frustrado com o pouco que realiza durante o seu dia de trabalho, não está sozinho. Pesquisas indicam que apenas 26% das pessoas geralmente saem do escritório tendo cumprido as tarefas que se propõem a realizar. É comum sentir como se você estivesse ocupado, mas não fez nada de importante. Obviamente, a vida não é ser um robô de produtividade no qual cada segundo é otimizado. Mas a maioria de nós quer se sentir bem organizada e eficiente na busca de objetivos-chave e na solução de problemas críticos. Um bom primeiro passo é entender os erros mentais que normalmente nos impedem de focar e terminar um trabalho significativo. Aqui estão cinco comuns:
1. Você superestima quanto tempo de foco você tem em um dia típico.
Projetos criativos de longo prazo, pensamento estratégico e construção de habilidades e relacionamentos exigem grandes blocos de atenção concentrada. É fácil pensar de maneira otimista que você tem o dia todo ou até várias horas para esse tipo de trabalho e, posteriormente, planejar suas prioridades com base nessa suposição. No entanto, para muitos de nós, reuniões, e-mail, telefonemas e “perguntas rápidas” ocupam uma parte considerável de nosso tempo no escritório. Os dados agregados do aplicativo de rastreamento de tempo RescueTime sugerem que as pessoas tenham apenas uma hora e 12 minutos de tempo ininterrupto em seu dia.
Se você reconhecer o tempo limitado que terá para um trabalho focado, poderá selecionar com mais impiedosamente sua prioridade absoluta e se proteger de distrações por determinados períodos. Quando você tiver de 60 a 90 minutos disponíveis, tente se concentrar em seus objetivos gerais (por mais tentador que seja se concentrar em um trabalho de rotina mais demorado). Lembre-se também de que mesmo esses projetos complexos e importantes geralmente têm algumas tarefas administrativas associadas a eles (por exemplo, procurar uma referência ao escrever um livro) que não exigem tanto foco ou criatividade. Como solução alternativa por ter tempo limitado para o trabalho mais árduo, identifique essas tarefas e coloque-as nos 15 minutos extras que você tem entre reuniões ou nos períodos livres mais longos em que você suspeita que haverá interrupções.
2. Você ignora métodos comprovados e sustentáveis que parecem muito chatos ou simples demais.
Se você consome muito material de autoajuda da produtividade, provavelmente está familiarizado com muitos conceitos fundamentais da psicologia cognitivo-comportamental. Por exemplo, se você formar “intenções de implementação”, é mais provável que siga adiante. Isso envolve o planejamento de quando e onde você fará uma tarefa e como superar os obstáculos que encontrará. Da mesma forma, você já deve ter lido anteriormente sobre como diminuir o número de decisões que toma em um dia reduzirá seu cansaço mental e melhorará sua força de vontade. E você pode saber que, quando você facilita qualquer tarefa, por exemplo, garantindo que você tenha os materiais necessários em mãos, é mais provável que comece. No entanto, uma vez que ouvimos esses princípios, frequentemente os consideramos como “notícias velhas”, mesmo quando não os implementamos completamente ou tentamos eles de alguma forma.
Para cada um de seus projetos importantes, defina sua próxima ação e tudo o que você precisa para executá-la à mão e pronta para começar. Por exemplo, se você deseja gravar um grande discurso, configure o espaço que planeja usar, faça um teste de gravação por um minuto e verifique se há espaço livre suficiente no dispositivo de gravação. Se você remover esses tipos de barreiras práticas para começar, elas não serão prejudicadas no seu tempo de foco.
Se você gosta de se ver como um indivíduo especial ou único, pode achar que soluções simples não combinam bem com isso, já que não gosta de se ver como todo mundo. Isso é uma armadilha. Certifique-se de empregar estratégias chatas, mas fáceis e comprovadas de trabalhar, de todas as maneiras possíveis. Melhore a aplicação criativa de ideias simples, em vez de procurar ideias complexas.
3. Você pensa em mudar de uma maneira “é tudo ou nada”.
Muitas vezes suspeitamos que uma certa mudança de hábito ajudaria nossa produtividade, mas nos sentimos psicologicamente resistentes a isso. Por exemplo, você pode acreditar que dormir mais ajudaria sua produtividade, mas você é uma coruja da noite e se irrita com os conselhos sobre ir dormir cedo. Em vez de perseverar no que você se sente resistente, procure as mudanças que deseja fazer que não parecem um grande problema. Automatizar as luzes da sua casa para escurecer (ou ficar vermelha), usar filtros de luz azul em seus dispositivos ou passar os últimos 30 minutos do seu dia de trabalho planejando o dia seguinte (criando uma transição), pode ajudá-lo a mudar sem esforço o tempo que deseja ir dormir 10-15 minutos antes. No entanto, se você acha que precisa fazer uma mudança de duas horas na hora de dormir ou nada, ou você se concentra apenas no fato de que não deseja desistir de dormir com o telefone, não fará mudança alguma. Colete as vitórias fáceis que não desencadeiam sua resistência psicológica. Quando você faz uma mudança discreta, sua disposição para fazer outras mudanças provavelmente se expandirá naturalmente.
4. Você esquece como executar tarefas recorrentes, mas pouco frequentes.
Se você executar uma tarefa diariamente, provavelmente terá um processo eficiente para executá-la. Se você fizer isso uma ou algumas vezes por ano, talvez não. No The Healthy Mind Toolkit, escrevi sobre como toda vez que precisava limpar o tambor da impressora, passava pelo menos 10 minutos encontrando as instruções on-line sobre como fazê-lo. Agora, tenho essas instruções salvas em um e-mail para mim, sob o assunto “como limpar o tambor da impressora”, para que eu não precise mais seguir todas as etapas para encontrar o número do modelo da minha impressora e pesquisá-lo no Google.
Depois de concluir qualquer processo que precisará repetir no futuro, escreva para si mesmo as instruções da maneira mais eficiente de fazê-lo e salve-as em um local facilmente pesquisável.
5. Você subestima os custos de pequenos vazamentos de tempo/energia.
Passar um pouco de tempo na maioria dos dias em seus projetos importantes, mas não urgentes, e/ou melhorar suas habilidades é muitas vezes suficiente para melhorar drasticamente seus resultados gerais em comparação com não passar tempo. Por outro lado, pequenos vazamentos de tempo e energia podem ter um impacto negativo maior do que as pessoas percebem. Os dez minutos que você gasta procurando chaves ou respondendo a um e-mail que não precisou de uma resposta imediata são irrelevantes por si só. No entanto, muitos desses casos podem atrapalhar seu fluxo, reforçar um senso negativo de identidade e, geralmente, consomem sua energia. Ao criar sistemas (por exemplo, reduzir decisões desnecessárias, simplificar tarefas, agrupar, automatizar, terceirizar ou usar listas de verificação) que tratam de pequenos vazamentos de tempo/energia, você obterá benefícios de clareza mental ao fazê-lo, além de economizar muito tempo .
Embora as dicas deste artigo não resolvam todos os seus problemas de produtividade, elas podem oferecer uma chance melhor de você realizar as coisas mais importantes.
Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2019/11/5-mental-mistakes-that-kill-your-productivity
