Você está convencido de que é indispensável e de que tudo o que faz é fundamental? No entanto, você se sente subestimado, preso em sua posição atual e dividido entre priorizar todas as tarefas e seu próprio bem-estar?

Conheça Suleikha. Como vice-presidente sênior de finanças e administração, ela lidera a lista de executivos organizados e confiáveis que eu treinei. Ela costumava responder a e-mails dentro de uma hora, marcar uma longa lista de itens de trabalho diariamente, estar presente para os membros da equipe sempre que eles precisavam dela e há muito tempo que ela é especialista no assunto.

O problema?

Suleikha estava no mesmo cargo há dois anos a mais do que seus colegas. Seu gerente a considerou indispensável, mas nunca chegou a uma conversa profunda sobre carreira com ela. Seus colegas a respeitavam, mas não a incluíam em conversas estratégicas. Em vez disso, eles a procuraram na resolução de crises de última hora. Suleikha tinha mais incêndios para apagar do que outros, porque todos sabiam que ela carregaria a água, não importa quão alto o calor. Ela trabalhava sete dias por semana, nunca desconectava, negligenciava relacionamentos em casa e adiava exercícios, ganhando alguns quilos a cada ano. Quase esgotada, Suleikha estava pensando em deixar o emprego.

Finalmente, ela discutiu sua situação com seu gerente. Ele apoiou a ideia de ela descarregar algum trabalho, então ela e eu discutimos o caminho para uma Suleikha mais estratégica, saudável e feliz.

Se essa situação parecer semelhante à sua, o problema pode não ser sua posição ou colegas, mas se você está vendo seu trabalho da maneira certa ou não. Nem todo projeto ou tarefa que você assume, especialmente aqueles que outros lhe pedem, requer sua atenção imediata – ou sua ação. Você precisa avaliar se o trabalho no seu prato é o trabalho certo para você.

Muitos de meus clientes, incluindo Suleikha, usam as seis perguntas a seguir para considerar criticamente se todo o trabalho em sua lista realmente precisa ser feito – mesmo que alguém tenha pedido que eles o façam.

Por que essa tarefa é necessária? Suleikha ficou surpresa ao saber que um quarto de sua lista de tarefas não tinha um “porquê” significativo. Esses itens não eram prioridades de divisão ou necessários para manter os trens funcionando. Ela poderia eliminar ações como uma reunião permanente de atualização de status em que um email semanal era suficiente. Determinar o “porquê” pode garantir que tarefas críticas sejam priorizadas e alinhadas com o cenário geral, enquanto outras são delegadas ou deixadas por fazer.

Isso se encaixa em meu “portfólio de tempo”? Crie um portfólio para o seu recurso mais precioso: o seu tempo. Suleikha dividiu suas atividades principais em sete categorias: gerenciar sua equipe, gerenciar, acompanhar os cinco principais projetos, criar uma visão para apoiar o crescimento dos negócios, patrocinar uma conta-chave do cliente, estar presente em duas conferências anuais e enviar e-mail. Ela então atribuiu a distribuição percentual ideal entre esses baldes. Ela mapeou o tempo gasto em cada um e estabeleceu metas para alcançar os ideais. Suleikha percebeu que precisava ser mais econômica com o tempo que passou no e-mail, dizer não a prioridades mais baixas e dedicar mais tempo ao que realmente era paga para fazer: ser estratégica e definir uma direção clara. Ao criar um orçamento de tempo para grandes categorias de trabalho, você fica mais atento às responsabilidades às quais atende.

O que aconteceria daqui a um mês se não fosse feito? Suleikha ficou bastante satisfeita ao concluir itens de ação. Ela até acrescentava uma tarefa já concluída à sua lista apenas para se sentir bem em começar. Mas ela sentiria tanta alegria ao pensar nesse trabalho concluído daqui a um mês? Ficou claro que nem ela nem mais ninguém se lembrariam do impacto de muitos itens, mesmo em alguns dias. Antes de concordar com uma solicitação às pressas, visualize seu impacto futuro em você, seus stakeholders e seus negócios. Você pode evitar o esforço despendido nas coisas que são mais apropriadas para o esquecimento corporativo agora.

Quem quer que esta tarefa seja executada e quem é a pessoa certa para realizá-la? Suleikha foi a primeira a responder às solicitações de email. Seus subordinados diretos achavam que ela frequentemente fazia o trabalho deles e os privava de visibilidade para a alta gerência. Ela também percebeu que quando seus colegas queriam que algo fosse feito, um único olhar em seu caminho a faria voluntária. Pergunte a si mesmo não apenas quem poderia fazer a tarefa, mas quem é a pessoa certa para fazer a tarefa. Em seguida, libere tempo por meio da delegação e permita que seus colegas de equipe sejam os proprietários apropriados de seu próprio trabalho.

Quantas vezes você dá mais importância a uma tarefa do que ela realmente vale? Um colega pediu a Suleikha para ter uma conversa de carreira com o sobrinho dele. Ela agendou uma reunião, apenas para se levantar – duas vezes. Eventualmente, ela reconheceu que a responsabilidade residia com o sobrinho, e isso não levou muito tempo para ele. Avalie suas suposições sobre a velocidade e a importância da tarefa. Atribua a responsabilidade aonde pertence e concentre-se nos itens de ação que são realmente prementes e realmente seus – mesmo que estejam fora do trabalho.

Qual é a história que estou me contando? Suleikha imaginou consequências terríveis se ela não realizasse tudo, desde “As pessoas vão pensar que sou grosseira” a “Meus subordinados já estão sobrecarregados” a “Vou parecer incompetente e fraca”. Juntos, criamos uma lista de fatos versus MID (Medo, Incerteza, Dúvida) para ilustrar suas piores ansiedades lado a lado com a realidade. Se muitos de seus itens obrigatórios se originam de uma história obrigatória, gere uma lista semelhante para aparar seu trabalho.

Suleikha superou sua compulsão em assumir todas as pequenas coisas e agora consegue mais em assuntos críticos que estão mais alinhados com o trabalho que ela foi contratada para fazer. Ela é mais feliz no trabalho e mais saudável em casa.

Quando você acredita que precisa realizar um milhão de tarefas, faça a si mesmo estas seis perguntas. Você pode descobrir que há coisas mais importantes a fazer – aquelas que aumentarão seu impacto e prolongarão sua longevidade no trabalho e na vida.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2020/02/if-youre-overworked-learn-which-tasks-to-hand-off