Não, ainda estou trabalhando. Achei que você fosse servir o jantar das crianças às 6?!

Mãe, preciso de uma carona para a escola amanhã cedo para o ensaio da peça.

Por que eu não sabia até domingo à noite que a babá não poderia vir na segunda???

Manter o controle de seus próprios compromissos é bastante desafiador. Mas quando você adiciona a coordenação das agendas das crianças em cima do que você já precisa fazer no trabalho e na vida, um sistema de calendário familiar sólido é essencial para reduzir o estresse e diminuir surpresas ruins evitáveis.

Em minha experiência como coach de gerenciamento de tempo para muitos pais que trabalham, eu vi que não há uma maneira certa de controlar a agenda de sua família. Mas existem alguns princípios básicos que podem orientá-lo na configuração de um sistema que funcione de forma eficaz e ajude todos a se sentirem como se estivessem no mesmo time.

Escolha um Local Central

Como família, você precisa decidir sobre um local definido onde colocar os compromissos à medida que forem surgindo e onde verificar esses compromissos diariamente. Muitas famílias usam calendário eletrônico e sistemas de tarefas como o Google Agenda ou aplicativos como Cozi, OurHome ou Any.do. Com essas ferramentas, você pode ter uma cor diferente para o calendário de cada membro da família, compartilhar calendários, configurar eventos recorrentes e agendar lembretes. Mas, além dessas opções de tecnologia, você também pode anotar compromissos em um quadro branco ou um grande calendário de parede afixado em um local central. Se você tem filhos pequenos, o visual na parede pode ser uma forma eficaz de eles verem qualquer coisa que se aplique especificamente a eles. E se você tem filhos (ou um cônjuge) que tendem a pensar que as coisas não estão à vista, longe da mente, o ousado lembrete visual do que está acontecendo durante a semana pode ser excepcionalmente útil.

Combine Como os Eventos São Adicionados

Se todos os adultos e crianças da casa têm idade suficiente e estão dispostos a adicionar eventos a uma agenda compartilhada, essa é a solução mais fácil para manter a programação da família atualizada. Faça com que cada adulto da casa, assim como as crianças, sejam responsáveis por adicionar seus próprios itens quando souberem deles. E então deixe os adultos da casa serem responsáveis por adicionar eventos que se aplicam a toda a família.

No entanto, como um coach de gerenciamento de tempo, sei que “sistemas ideais” nem sempre funcionam, por isso é bom ter algumas opções de backup. Se um cônjuge ou parceiro está disposto e é capaz de colocar as coisas no calendário e o outro não, estabeleça um acordo de que todos os dias qualquer nova informação de agendamento seja repassada para a pessoa que deseja inseri-la. O mesmo vale para as crianças. Se uma ou mais crianças não tiverem idade ou força suficiente para seguir adiante de forma consistente, peça-lhes que entreguem papéis imediatamente ou encaminhem informações ao adulto que está disposto a colocá-los no cronograma. Assim, diariamente, os calendários devem estar atualizados. Além disso, todos os adultos, incluindo babás ou cuidadoras, devem ter acesso aos calendários das crianças para adicionar ou modificar eventos conforme necessário.

Tenha Uma Reunião Semanal

A cada semana, converse com seu cônjuge, parceiro ou co-pai / mãe sobre o que está acontecendo na próxima semana que vocês dois precisam coordenar na programação. Isso pode significar falar sobre entrega e retirada para esportes e atividades, qualquer evento escolar especial, preparação que precise ser feita antes do prazo ou qualquer viagem. Se você tiver uma babá ou outro provedor de cuidados infantis que precise estar ciente da programação, designe um de vocês para comunicar com eles as expectativas.

Essa conversa semanal é a oportunidade de lidar com quaisquer desafios antes que se tornem emergências. Muitas vezes, essas reuniões funcionam melhor nas tardes de domingo, mas você pode ajustar o horário para atender às suas necessidades. Recomendo reservar pelo menos 30 minutos para revisar a programação semanal como um evento recorrente em sua agenda. Mesmo que esta reunião não possa acontecer no mesmo horário todas as semanas, não deixe que ela saia da sua agenda. Conversar nos próximos sete dias vai evitar que você tenha que reagendar reuniões de última hora para ir a um evento escolar ou ligar freneticamente para os pais dos amigos de seus filhos para ver se eles podem trazer seu filho para casa após o treino.

Se você escolher fazer um calendário de parede de papel ou de quadro branco, atualize-o com os principais eventos da semana logo após a reunião. Se você usar ambos, isso ajudará seus calendários virtuais e físicos a ficarem sincronizados.

Base de Contato Diária

Todos os dias, certifique-se de que você e seu cônjuge ou parceiro estão conversando sobre a programação do dia seguinte. Um momento que geralmente funciona bem para fazer isso é logo depois que as crianças vão para a cama, para que você possa conversar sobre o assunto antes de adormecer. Mas se seus filhos são mais velhos e não precisam de sua ajuda com a rotina da hora de dormir, você também pode fazer isso depois do jantar. Confirme se vocês dois estão na mesma página sobre quando estão indo e voltando do trabalho, quem está fazendo a entrega e retirada de crianças e quaisquer eventos especiais, como esportes ou compromissos de trabalho após o expediente. Se seus filhos são mais velhos e têm agendas mais complexas, certifique-se de que você também conversou sobre a agenda com eles antes de irem dormir (ou você ir dormir). Certifique-se de que todos saibam o que está acontecendo amanhã e se há algo que precisa de sua ajuda. É melhor estar ciente na noite anterior de que eles precisam que você os leve de carro à escola para trazer uma grande prancha para o projeto escolar em vez de descobrir durante o café da manhã.

Vá Além do Básico

Depois de dominar o essencial para garantir que os compromissos fixos estejam no calendário, você pode adicionar outras atividades que podem ajudar a melhorar a sua vida. Por exemplo, você pode designar um determinado horário para o planejamento de refeições e compras de mantimentos a cada semana ou um horário para lavar a roupa, de modo que não esteja sempre se perguntando como incluir essas atividades. Ou você pode reservar determinados horários para fazer exercícios ou passar um tempo de qualidade com seus filhos. Adicionar esses tipos de atividades ao calendário pode ajudá-lo a se lembrar de como deseja gastar seu tempo, em vez de simplesmente deixar que o tempo passe.

Mesmo com um ótimo sistema de calendário, ainda haverá itens inesperados que surgirão. As crianças são especialistas em manter a vida interessante. Mas, ao decidir – e seguir – um sistema de calendário que funcione para você e sua família, você pode reduzir drasticamente o estresse no gerenciamento do dia-a-dia.

Artigo Traduzido da Harvard Business Review. Fonte Original: https://hbr.org/2021/02/create-the-best-calendar-system-for-your-family